برای مدیریت سازمانهای عرض و طویل به چه نکاتی باید توجه کرد؟
اگر تجربهی کار کردن در شرکتهای بزرگ و کوچک را داشته باشید، احتمالاً با خواندن این مطلب خاطراتتان زنده خواهد شد.
کار کردن در سازمانهایی با سایزهای متفاوت، مزایا و معایب خود را دارد و شما بر حسب شخصیت، اهداف و تخصصتان ممکن است ترجیح دهید در یک سازمان بزرگ و یا کوچک کار کنید.
سازمانهای بزرگ اغلب دسترسی بیشتری به منابع مالی، سرمایهای یا ارتباطی دارند؛ بنابراین امکاناتی که میتوانند در اختیار کارکنان قرار دهند هم بیشتر است.
یکی دیگر از مزیتهای شرکتهای بزرگ این است که احتمال آنکه شما را به دورههای آموزشی یا کنفرانسها و همایشهای تخصصی بفرستند، زیاد است؛ به خصوص اگر مدت نسبتاً قابل توجهی در سازمان ماندگار شده باشید.
در این نوع شرکتها اغلب مسیر شغلی شما شفافتر است و نحوهی محاسبهی حقوق، مزایا، پاداش و روند ارتقای شغلی شما هم از قبل مشخص شده است. بنابراین تکلیفتان با خودتان و با شرکت مشخص است. اما این روندهای ثابت برای همه دلنشین نیست. در سازمانهای کوچک اگرچه مسیر شغلی مشخصی وجود ندارد اما معمولاً این اجازه را به شما میدهند که مهارتها و موقعیتهای شغلی متفاوتی را امتحان کنید.
به طور مثال ممکن است در عین حال که در مرکز تماس مشغول پاسخگویی به مشتریان هستید، برای شبکههای اجتماعی شرکت هم محتوا تهیه کنید و برای تست ورژنهای جدید نرمافزار هم با گروه تولید مشارکت کنید. چنین چیزی عملاً در سازمانهای بزرگ غیرممکن است.
یکی دیگر از تفاوتهای کار کردن در این دو نوع سازمان این است که معمولاً در سازمانهای کوچک تغییرات با آغوش بازتری پذیرفته میشوند اما در سازمانهای بزرگ معمولاً مقاومت قابل تأملی در مقابل هر نوع تغییری وجود دارد.
حالا که بحث به اینجا کشید، بیایید از یک دید دیگر به موضوع نگاه کنیم. برای آنکه سازمان بزرگی را بهتر هدایت کنیم، چه نکاتی را میتوانیم در نظر بگیریم.
ما در ادامهی مطلب ۵ درسی را که از کارکردن در شرکتهای بزرگ و مدیریت آنها میتوانید در نظر بگیرید را لیست کردیم:
۱- ادارهی کسب و کار، یک فعالیت تمام وقت است!
ادارهی کسب و کار و حل چالشها و شناخت فرصتهای آن فقط کار سال اول و دوم راهاندازی کار نیست.
سازمان یک موجود زنده است که شرایط بیرونی آن هم مدام در حال تغییر است. پس اینکه فکر کنید حالا که همه چیز روی غلطک افتاده پس دیگر نیازی به توسعه یا پیگیری کارها وجود ندارد، تفکر اشتباهی است.
برای بسیاری از شرکتهای بزرگ و غولآسا که هیچ بنیبشری تصور نمیکرد که سهمگینترین طوفانها هم بتواند آنها را از پا دربیاورد، متأسفانه این اتفاق افتاده.
به زبان ساده شما نمیتوانید کسب و کار را به امان خدا رها کنید. مراقبت روزانه از کسب و کار بسیار مهم است.
یادتان هست که محمدرضا نظری در قسمت 8 از فصل 3 پادکست 10 صبح چه گفت؟ تپهها تمام میشوند!
این جمله در مورد سازمانها هم صادق است. شما نمیتوانید به عنوان یک سازمان پشت یک تپه بمانید؛ باید مدام تپههای جدید پیدا کنید و پشت آنها پناه بگیرید.
امروز ممکن است بهترین نرمافزار مسیریاب در بازار باشید اما اگر دیر بجنبید تکنولوژی بالاتری به بازار خواهد آمد و شما ممکن است حتی در زمان کوتاهی سازمان عرض و طویل خود را از دست بدهید.
۲- دستورالعملها مهماند!
فرض کنید قرار است برای واحد فروش، مدیری جدید استخدام کنید. تلفن را برمیدارید و به کارشناس جذب و استخدام میگویید برای جذب مدیر فروش آگهی بزند. کارشناس جذب و استخدام یک ماه نمیشود که استخدام شده و با روتینهای شرکت آشنا نیست. روز بعد درخواست درج آگهی را در تمام سایتهای کاریابی ثبت میکند و تا آخر هفته منتظر رزومهها میماند و بعد از بین آنها چند نفری را جدا میکند و برای مصاحبه به شما که مدیرعامل شرکت هستید معرفی میکند.
فریاد شما به آسمان میرود که چرا در اولین مرحله این افراد را برای مصاحبه به دفترتان فرستاده. معمولاً باید تست هوش و شخصیت از این افراد گرفته شود و مصاحبه با مدیر منابع انسانی هم برگزار شود و پس از تأیید در تمامی این مراحل جهت مصاحبه با مدیرعامل هماهنگی انجام شود.
کارشناس جذب و استخدام کل مراحل را به خاطر میسپارد.
چند روز بعد مدیر تولید درخواست جذب کارشناس تولید را با ارسال ایمیلی به همان کارشناس جذب اعلام میکند.
کارشناس جذب مجدد آگهی میدهد، طبق تجربهی قبلی تست شخصیت و هوش میگیرد و بعد برای تعیین وقت مصاحبه با مدیر منابع انسانی اقدام میکند.
اینبار مدیرمنابع انسانی فریادش به آسمان میرود که با ردههای سرپرست به پایین مصاحبه نمیکنم.
طبق ادامهی مراحلی که در ذهن کارشناس جذب شکل گرفته، برای مصاحبه با مدیرعامل اقدام میشود که باز هم فریادی به آسمان میرود.
کارشناس از شنیدن این همه فریاد خسته شده و استعفا میدهد.
کارشناس جذب جدیدی استخدام میشود و همانطور که حدس میزنید این ماجرا برای کارشناس جدید هم تکرار میشود.
خیلیها تعریف فرآیندها و تهیه دستورالعملها و تکمیل فرمها را نشانهای از بوروکراسی کاذب میدانند و معتقدند اینگونه کاغذبازیها فقط باعث خواهد شد سازمان چابکی خود را از دست بدهد.
اما اگر از دید صاحب کسب و کار نگاه کنید، واقعیت این است که همواره یک سری فعالیتهای مرتبط به هم و تکراری باید در سازمان انجام شود و اگر قرار باشد هر فردی که وارد سازمان میشود کار را به سلیقهی خود انجام دهد، عملاً امکان آنکه افراد اشتباههای سهوی و یا حتی عمدی انجام دهند بسیار زیاد خواهد بود.
اگر قرار باشد هر فرد جدیدی که وارد سازمان میشود تمام روندهای کاری را از اول برای او توضیح دهید، بدون آنکه مستندی برای آن وجود داشته باشد و یا فرآیند را به شکل از قبل طراحی شده به او تحویل دهید، علاوه بر خطاهای انسانی مدت مدیدی طول خواهد کشید تا فرد مراحل کار را به خاطر بسپارد.
موضوع مستندسازی فرآیندها شاید از دید بسیاری دستوپاگیر و خستهکننده باشد، اما تجربه ثابت کرده که بدون مشخص کردن این فرآیندها و تهیه مستندات لازم، آن سازمان به بینظمی و آشفتگی دچار میشود.
۳- استراتژیتان را تعیین کنید و به آن متعهد باشید!
اگر عوامل بیرونی شرکت شما بسیار ناپایدار است به این معنا نیست که نباید استراتژی داشته باشید. تعیین استراتژی به شما و تمام پرسنل سازمانتان کمک میکند که در یک مسیر درست قرار بگیرید و هرگاه از این مسیر خارج شدید بتوانید سریع واکنش نشان دهید و به مسیر بازگردید.
شهرام شاهکار در قسمتهای 43 و 44 از فصل 3 پادکست به خوبی توضیح داد که به دلیل شرایط ناپایدار استراتژی را عمدتاً یکساله تعیین میکنند و هر سه ماه یکبار اهداف تعیین شده را بررسی میکنند تا در صورت لزوم بازنگری انجام دهند.
به یک نکته توجه کنید استفاده از روشهایی مثل OKR به شما کمک میکند تا چند موردی که خیلی برایتان اهمیت دارد را انتخاب کنید و انرژی و سرمایه خود را روی آنها متمرکز کنید. بنابراین موضوع اصلی این است که مثلاً وقتی استراتژی شما این است که محصول فعلی خود را در بازارهای دیگری توسعه دهید، ممکن است به این معنی باشد که همزمان نمیتوانید محصول جدیدی هم به بازار عرضه کنید؛ چون منابع در دسترس ما بینهایت نیستند و علاوه بر آن ظرفیت تصمیمگیری و کنترل و مدیریت چالشها هم برای انسانها نامحدود نیست.
بنابراین ممکن است در نیمهی سال وسوسه شوید که همزمان با نفوذ در بازارهای جدید، گوشهی چشمی هم به تولید محصول جدید بیندازید؛ اینجا دقیقاً همان جایی است که باید به خودتان یادآور شوید تا به استراتژی تعیین شده متعهد بمانید. شما از قبل ارزیابیهای خود را در مورد مسیرهای مختلفی که میتوانید طی کنید انجام دادید، پس دوباره برگشتن به همان مباحث به نفعتان نخواهد بود.
البته موارد استثنایی مثل تغییرات بسیار شدید محیطی هم وجود دارد که ممکن است منجر به تغییر استراتژی شود اما این موارد بسیار نادرند.
۴- بودجه تعیین کنید و به آن وفادار بمانید!
به خاطر بسپارید که شلختگی مالی میتواند شما را به راحتی از پا دربیاورد.
ممکن است بگویید تمام درآمدهای شرکت ما مشخص و قابل پیشبینی نیست. ممکن است یک ماه درآمد بالایی داشته باشیم و ماه بعد به شدت افت داشته باشیم. این حرف در مورد برخی کسب و کارها درست است، اما به این معنی نیست که نمیتوانید هزینهها (مصارف) خود را مطابق استراتژی شرکت مشخص کنید.
کافی است چارچوب مشخصی برای هزینههای خود بگذارید و تلاش کنید در همان چارچوب بمانید. وقتی صحبت از چارچوب میکنیم به این معناست که برای خودمان حد بالا و پائین تعیین میکنیم. به عبارتی بازهی قابل تحملی را برای نوسان هزینهها در نظر میگیریم و به محض رد شدن از خط قرمزمان، سریع بازنگریهای لازم را انجام میدهیم تا به چارچوب برگردیم.
حسین اکبری در قسمتهای 6 و 7 فصل 3 پادکست آشفتگی مالی را به خونریزی سازمانی تشبیه کرد. به عبارتی اگر شما جلوی خونریزی مالی را نگیرید، عملاً تلاشهایتان در توسعه محصول، فروش بیشتر یا جذب نیروی انسانی شایستهتر بیثمر خواهد ماند.
برای آنکه بتوانید جلوی این خونریزی را بگیرید و هر سال بودجهبندی دقیقتری نسبت به سال قبل داشته باشید باید از همان ابتدای کار حتماً تمام هزینهها را ثبت کنید. بابک سهرابی در قسمتهای 47 و 48 فصل 3 پادکست به این نکته اشاره کرد که با اولین خودکاری که برای جاجیگا خریده شد، اکسل ثبت هزینههای شرکت هم شکل گرفت.
۵- وجود و حضور تکتک کارکنان را به رسمیت بشناسید!
در ابتدای این مطلب اشاره کردیم که در سازمانهای کوچک ممکن است این اجازه را به شما بدهند که نقشهای متفاوتی داشته باشید؛ این موضوع به این خاطر اتفاق میافتد که در این سازمانها شما شانس بیشتری برای دیده شدن دارید. اگر عملکرد خوبی داشته باشید، خیلی راحت به چشم میآیید؛ اما در سازمانهای بزرگ به خصوص برای ردههای پایئنتر سازمان معمولاً این چنین نیست.
این خطر همواره در سازمانهای عریض و طویل وجود دارد که به فردیت پرسنل توجهی نشود و با آنها صرفاً به عنوان یک مهره از سازمان برخورد شود. ممکن است افراد سالها در سازمان کار کنند اما حتی یکبار هم مدیرعامل را نبینند.
این مسئله میتواند باعث سرخوردگی افراد، کاهش راندمان کاری فرد و یا در موارد شدیدتر منجر به ترک شغل فرد شود.
بنابراین به عنوان صاحب کسب و کار حتی اگر سازمان بزرگی را مدیریت میکنید، صرفنظر از جایگاه سازمانی پرسنل به تمام افراد توجه کنید. این کار باعث میشود حس تعلق خاطر افراد به سازمان بیشتر شده و احتمال ماندگاری آنها نیز بالاتر رود.
توجه داشته باشید که اگرچه ردههای پائینتر سازمانی را راحتتر از برخی نقشهای مدیریتی میتوان جایگزین کرد اما شما برای جذب، استخدام و آموزش هر فرد در سازمان هزینه میپردازید و اگر نرخ خروج کارکنانتان بیش از حد باشد نه تنها هزینهی زیادی را باید تحمل کنید بلکه اعتبار سازمان شما در بین بازار نیروی کار از بین میرود و بنابراین نیروهای شایستهتر در صورتی که گزینههای دیگری برای انتخاب داشته باشند، سازمان شما را انتخاب نخواهند کرد.
یک نمونه از توجه به پرسنل سازمان را احمدرضا نخجوانی در قسمتهای 2 و 3 فصل 3 پادکست 10 صبح به ما نشان داد. نخجوانی بسیاری از پرسنل دفتر تهران شاتل را با نام میشناسد و یک روز در هفته صبحانه را با یکی از تیمهای کاری صرف میکند تا بتواند ارتباطش را اعضای سازمان حفظ کند.
منابع:
هنوز هیچ دیدگاهی وجود ندارد