آیا با استفاده از گوگل کلندر، outlook و اپلیکیشنهای To do list مدیریت زمان را یاد میگیریم؟
بعضی از آدمها اساساً منظمند؛ اگر با آنها قرار کاری بگذارید به احتمال 99 درصد سرموقع حاضر میشوند، اگر به آنها کاری محول کنید در زمان مقرر کار را تحویل میدهند، کمدها و وسایلشان همیشه مرتب است، از اول سال میدانند که قرار است آخرین ساعت از آخرین روز سال را چگونه بگذرانند، سر ساعت میخوابند و سر ساعت هم بلند میشوند.
با کسانی که والدینشان نظامی یا معلم بودند برخورد داشتید؟ در بین آنها معمولاً افراد منظم بیشتر پیدا میشود؛ چون غیر از مسائل ژنتیکی، رفتارها و عادات مشخصی را از سالهای اولیه زندگی تکرار کردند و عملاً این عادات بخشی از شخصیت آنها شده است.
در کنار این آدمها که شخصیت آنها به گونهای است که حتی بیاختیار نظم را رعایت میکنند، افراد دیگری هستند که ممکن است شخصیتشان آنقدرها هم منظم نباشد اما به مرور زمان و با استفاده از تکنیکهای مختلف مهارتهایی را یاد گرفتند تا بتوانند حداقل در اولویتبندی کارها و انجام به موقع آنها بهتر عمل کنند.
هر دو دسته ممکن است برای مدیریت بهتر زمان از ابزارها، نرمافزارها و اپلیکیشنهایی هم استفاده کنند.
تا اینجای بحث از چند واژهی مهم و اساسی استفاده کردیم: عادات فردی، مهارتها، تکنیکها، ابزارها
اول از همه ببینیم این لغات چه فرقی با هم دارند؛
مهارت، توانایی انجام یک کار است، مثل شنا کردن.
تکنیک، راه مؤثری است که با به کار بردن آن میتوانید مهارت را در عمل به بهترین شکل خود انجام دهید. تکنیکهای مختلف معمولاً شامل روشها و ابزارهایی هستند که به یادگیری یک مهارت و اجرای بهتر آن کمک میکنند؛ مثلاً در شنا، تکنیک نفسگیری میتواند به انجام بهتر شنای شما کمک کند.
ابزار هم که مشخص است. وسیلهای که با آن کاری انجام میدهیم.
برگردیم به موضوع اصلی خودمان، یعنی مدیریت زمان و مفاهیم بالا را با آن ترکیب کنیم.
– مهارتهای مدیریت زمان: مثل برنامهریزی، تفویض اختیار و …
– تکنیکهای مدیریت زمان: مثل پومودورو، ماتریس آیزنهاور، ماتریس اولویت رویداد
– ابزارهای مدیریت زمان: مثل گوگل کلندر، outlook و …
پس تا اینجا متوجه شدیم که برای اینکه بتوانیم زمان را بهتر مدیریت کنیم باید مهارتهایی مثل برنامهریزی، اولویتبندی، تفویض اختیار را یاد بگیریم و برای اجرای این مهارتها میتوانیم از تکنیکها و ابزارهای مختلف کمک بگیریم تا در مدیریت زمان ماهر شویم.
بیایید با یک مثال موضوع را پیش ببریم. فرض کنید قرار است یک رویداد مثل یک گردهمایی یا همایش برگزار کنید و در کنار آن به صورت شخصی با یک آموزشگاه قرارداد بستید که در زمانهای مشخصی برای آنها تدریس کنید؛ قطعاً وظایف شخصی دیگری هم دارید مثل خرید برای خانه، شرکت در دورهمیها دوستانه یا خانوادگی، ورزش، یادگیری مهارتی جدید و غیره.
موردی که مثال زدیم احتمالاً شبیه زندگی بسیاری از ماست. حالا در عمل ببینیم برای آنکه در دردسر نیفتیم و قرارهای کاری و غیرکاری و موعدهای تحویل یادمان نرود و کارها را به موقع به سرانجام برسانیم بهتر است چه نکاتی را در نظر بگیریم.
۱- اولویتبندی کنید و واقعبین باشید!
برای برگزاری رویداد و دوره آموزشی قطعاً فعالیتهای مختلفی لازم است. بهتر است اول فعالیتها را تا حد امکان مشخص کنید و به آنها زمانی را اختصاص دهید.
علاوه بر تخمین زمان، اولویت کارها و توالی آنها را هم در نظر بگیرید. دقت کنید که ممکن است کاری زمان زیادی از شما بگیرد اما اولویت پایینتری نسبت به سایر فعالیتها داشته باشد.
زمانبندی و اولویتبندی دو عنصر مهم برنامهریزی هستند. برای زمانبندی فعالیتها باید تخمین بزنید که اجرای هر کار چقدر انرژی میبرد و فرد برای انجام آن چه میزان باید تلاش کند. اگر قبلاً تجربه اجرای آن فعالیت را داشتید احتمالاً راحتتر میتوانید هر فعالیت را تخمین بزنید.
در صورتی که تجربه نداشتید، میتوانید از متخصصین اجرای آن کار سوال کنید.
اما در هر صورت بعد از اتمام کار حتماً زمانی را صرف کنید برای آنکه میزان اختلاف بین زمانهایی که تخمین زدید را با زمانهای واقعی انجام کار بسنجید. این کار باعث میشود به مرور، زمانبندی دقیقتر و واقعبینانهتری داشته باشید.
اگر میخواهید با روشهای بیشتر مدیریت و کنترل پروژه و روشهای تخصصیتر آن آشنا شوید میتوانید به بلاگ تکنیکهای عملی مدیریت پروژه مراجعه کنید.
برای اولویتبندی کارها هم میتوانید از تکنیکهای مختلفی استفاده کنید. ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت) یکی از این ابزارهاست.
ماتریس آیزنهاور:
به این ماتریس، ماتریس استفان کاوی هم گفته میشود؛ در این ماتریس، کارها براساس اهمیت و فوریت تقسیمبندی میشوند.
غیر فوری | فوری | |
گروه II
زمان با کیفیت – یادگیری – شبکهسازی – برنامهریزی -شناسایی فرصتهای جدید |
گروه I
خاموش کردن آتش – بحرانها – پروژههایی که به موعد زمانی نزدیکند و یا تأخیر دارند. |
مهم |
گروه IV
وقت تلف کردن – برخی ایمیلها، تلفنها – صرف ساعتهای طولانی در شبکههای اجتماعی برای چک کردن پروفایل همه دوستان، آشنایان و همکاران |
گروه III
پرت شدن حواس – برخی تماسها، ایمیلها و گزارشها که نیازی به تصمیمگیری پیچیده ندارند. – برخی جلسات |
غیرمهم |
مصاحبه با احمدرضا نخجوانی را بشنوید تا متوجه شوید وقتی از یک کار مهم و فوری صحبت میکنیم، منظورمان همان اتفاقی است که برای دکل شاتل افتاده است.
قطعاً کارهای غیرمهم و غیرفوری هم اولویت آخر را خواهند داشت و حتی میتوانند از لیست کارها حذف شوند.
تنها نکته در مورد کارهای مهم و غیرفوری و کارهای غیرمهم و فوری است.
اگر بتوانید مهارت تفویض اختیار را یاد بگیرید و برخی از کارهای فوری ولی کماهمیت را به دیگران بسپارید، اولویت دوم با کارهای مهم و غیرفوری خواهد بود.
۲- ناامید نشوید!
همه ما انسانیم و بسیار طبیعی است که برای تخمین زمانهای فعالیتهایی که باید انجام دهیم، اشتباه کنیم. جالب است که بدانید مفهومی به نام لغزش برنامهریزی وجود دارد که براساس آن در بیشتر مواقع وقتی میخواهیم زمان متوسط اجرای یک فعالیت را تخمین بزنیم، حالت خوشبینانهی آن را در نظر میگیریم. به طور مثال اگر قرار باشد حدس بزنیم چقدر طول میکشد که با خودروی شخصی از نقطهی A به نقطهی B در شهر برویم، فرض میکنیم که ترافیک وجود نداشته باشد و یا با حداقل مقدار ترافیک روبرو شویم.
بنابراین بعد از تخمین زمانی و اولویتبندی کارها، درست زمانی که وسط کار هستید و درگیر مسائل جانبی هم شدید، ممکن است از بههمریختگی و تأخیر کارها کلافه شوید و از ادامهی برنامه دست بکشید.
در اینگونه شرایط به خودتان یادآوری کنید که تنها لازم است برنامه را کمی تغییر دهید. انعطاف داشته باشید و در صورتی که متوجه انحراف بین زمانهای پیشبینی شده و زمانهای واقعی انجام کار شدید، مجدد برنامهریزی کنید و کار را ادامه بدهید. ممکن است حتی لازم باشد اولویت برخی کارها را تغییر دهید.
یک نکته مهم این است که برای اجرای کارها و برنامهریزی مجدد باید دست از کمالگرا بودن بردارید؛ در غیر این صورت مدام در حال سرزنش خود و دیگران خواهید بود و کار به سرانجام نخواهید رسید.
به خاطر داشته باشید که دیکتهی ننوشته غلط ندارد!
۳- تمرکز داشته باشید!
فکر میکنید افرادی مثل ایلان ماسک یا بیل گیتس چگونه میتوانند کارهایشان را با تمرکز انجام دهند؟ خیلی سخت نیست که حدس بزنیم مدیریت سازمانهای بزرگ و نوآور کار آسانی نیست. پس آنها چطور زمانشان را مدیریت میکنند؟
جالب است که بدانید ایلان ماسک در یک مصاحبه گفته است که 80 درصد زمان کاری خود را صرف طراحی و فعالیتهای مهندسی میکند و تنها 20 درصد از زمانش را به مدیریت کسبوکارهای مرتبط به خود اختصاص میدهد.
بیشتر این افراد از تکنیکهایی برای افزایش تمرکز استفاده میکنند؛ مثل جعبهی زمان یا تایم باکسینگ.
تایم باکسینگ یعنی برای هر کاری قبل از شروع آن یک زمان محدود در نظر بگیریم و خودمان را متعهد کنیم که در آن زمان کار را به اتمام برسانیم؛ مثل زمانی که در امتحانی شرکت کردهایم و در پایان زمان، ممتحن ورقه را از زیر دستمان میکشد. حتماً شما هم این تجربه را داشتهاید که در دقایق پایانی از تمام انرژی خود استفاده کردید که هر آنچه بلدید را روی برگه بنویسید.
البته این تکنیک به قانون پارکینسون هم برمیگردد. این قانون میگوید افراد کار را تا جایی که زمان داشته باشند، کِش میدهند. مثلاً اگر قرار باشد تا ساعت 5 بعدازظهر گزارشی را تهیه کنید و مدیرتان تحویل دهید، ممکن است از ساعت 8 آرام آرام کار نوشتن گزارش را شروع کرده باشید اما به هر حال این کار تا 5 بعدازظهر طول خواهد کشید. جالب اینکه اگر از ابتدا بگویند تا ساعت 3 بعدازظهر زمان دارید، احتمالاً همان گزارش را با همان کیفیت ساعت 3 برای مدیرتان ارسال خواهید کرد.
پس برای تمرکز بهتر روی کارها، میتوانیم به صورت داوطلبانه برای خودمان محدودیت زمانی بگذاریم تا وقتمان را هدر ندهیم و با تمرکز کاری را شروع کنیم و به پایان برسانیم.
تکنیک پومودورو هم منطبق بر همین استدلال است و مشابه روش تایم باکسینگ است. اگر انجام کاری برایتان سخت است و مثل باری بر دوشتان سنگینی میکند، این تکنیک را حتماً امتحان کنید.
در این روش شما یک پروژه را به فعالیتهای کوچکتر تقسیم میکنید و سعی میکنید در فواصل زمانی کوتاه تمرکز کنید و بعد به ذهنتان استراحت بدهید. مثلاً 15 تا 30 دقیقه با تمرکز و با تمام توانتان کار میکنید و بعد زمانی را از کار جدا میشوید.
اگر قرار است کار سنگینی را انجام دهید و مدام آن را به تعویق میاندازید به خودتان یادآور شوید که اولین قدم سختترین مرحله است و فقط کافی است شروع کنید.
یک موضوع مهم دیگر را هم در نظر بگیرید. همهی ما در ساعتها یا روزهای خاصی بهرهوری بیشتری داریم و در برخی ساعات کاملاً بیحوصلهایم. کاری را که گاهی در عرض نیم ساعت به خوبی و با کیفیت انجام میدهیم، در برخی اوقات ممکن است روزها طول بکشد.
به این مبحث زون (Zone) میگویند. اگر شما در زمانهایی که خلاق هستید و بهرهوری بالایی دارید، کارهای تکراری انجام دهید و بالعکس زمانی که اصلاً حوصلهی فکر کردن و تحلیل و خلاقیت را ندارید، خودتان را مجبور کنید که مثلاً مهمترین بیزنس پلن عمرتان را بنویسید، قطعاً نتیجهی خوبی نخواهید گرفت. پس بهتر است با تکنیک در زون بودن آشنا شوید و برای تمرکز و بهرهوری بیشتر از آن استفاده کنید.
نکتهی پایانی:
اگر برای انجام بسیاری از کارهایی که برایتان مفید است مثل یادگیری مهارت جدید، ورزش، گذراندن وقت با خانواده و از این قبیل فعالیتها زمان ندارید، بهانه آوردن را کنار بگذارید و زمانی را که بیهدف در شبکههای اجتماعی میگردید و یا کانال تلویزیون را عوض میکنید را کاهش دهید؛ خواهید دید که حتی برای کتاب خواندن هم وقت خواهید داشت.
توصیه میکنیم سخنرانی لورا وندرکم، محقق و نویسنده در زمینهی مدیریت زمان را مشاهده کنید.
منابع:
هنوز هیچ دیدگاهی وجود ندارد