کدام یک برای کسب و کار شما بهتر است؟ تخته کانبان، PRINCE2 یا CPM
مدیریت و کنترل پروژه از زمان ساخت معابد مایا و اهرام مصر شروع شد. یعنی از همان زمان بشر متوجه شد برای رسیدن به اهداف پروژه، منابع و زمان محدودی دارد، پس چارهای نبود به جز مدیریت و کنترل دقیق عوامل مؤثر بر پروژه.
عملی و کاربردی شدن مدیریت پروژه برای اولین بارها توسط هنری گانت و نمودار معروفش با نام گانت چارت طی دوره جنگ جهانی اول شروع شد. مسلماً در جنگی به وسعت جنگ جهانی، استفادهی بهینه از منابع و زمان میتوانست سرنوشت جنگ را عوض کند؛ بنابراین از همان زمان این تکنیکها مدام پیشرفت کردند.
براساس گزارش سالانه PMI مربوط به پروژههای انجام شده در سال 2021، 45 درصد از پروژهها از نظر زمانی به موقع به اتمام نرسیدند؛ 38 درصد از آنها در محدودهی بودجه تعریف شده انجام نشدند و 27 درصد نتوانستند اهداف مورد انتظار را برآورده کنند.
مدیریت بهینه پروژهها برای هر کسب و کار کوچک و بزرگی که بخواهد توسعه یابد، مهم است. با به کار بردن ابزارها و تکنیکهای مناسب میتوانید به آسانی و به طور مؤثر پروژههای خود را مدیریت کنید. نتایج نظرسنجیها نشان میدهد استفاده از ابزارها و تکنیکهای مدیریت پروژه میتواند عملکرد کلی، بهرهوری و رضایت شغلی شما را در محل کار افزایش دهد.
همراه با تکنیکهای جدیدی که برای مدیریت و کنترل پروژهها به وجود آمد، استانداردها، ابزارها و قوانینی هم برای پشتیبانی از این تکنیکها ساخته شدند. شما باید با توجه به نوع پروژه و متناسب با شرایط کسب و کار خود، تکنیک مدیریت پروژه مناسب خود را انتخاب کنید.
قبول دارید اگر روشی که برای مدیریت پروژههای عمرانی استفاده میشود، برای کنترل پروژههای توسعه نرمافزار به کار گرفته شود، احتمالاً هیچ وقت محصولی تحویل داده نخواهد شد؟
در پروژههای عمرانی، معمولاً از همان ابتدای پروژه بسیاری از فعالیتها مشخص هستند و تخمین زمانی انجام هر فعالیت هم دور از ذهن نیست اما در پروژههای توسعه نرمافزار به خصوص در استارتاپها، در بسیاری از موارد در طول پروژه مدام نیازهای مشتری و در نتیجه فعالیتهایی که باید انجام شوند تغییر میکنند. بنابراین در این شرایط، سیستمها و رویکردهای چابک بیشتر به کار میآیند.
اول تصویر زیر را با هم نگاه کنیم:
در تصویر بالا اسامی استانداردها، چارچوبها، قوانین و فرآیندهای معروف مدیریت پروژه نمایش داده شده است. البته بسیاری از موارد ذکر شده مربوط به روشهای جدیدتر کنترل پروژه است که به خصوص برای پروژههای نرمافزاری کاربرد دارد.
برای بسیاری از پروژههای سنتی و یا صنایعی که قدیمیتر هستند، از تکنیکهایی مثل CPM، PERT و GERT استفاده میشود که در انتهای این نوشته در مورد آنها توضیحات مختصری خواهیم داد.
ابزارها و نرمافزارهایی که برای اجرای هر تکنیک استفاده میشود هم متفاوت است که چند مورد را معرفی میکنیم.
بیایید اول تکلیفمان را با تصویر بالا مشخص کنیم.
PMBOK یک استاندارد است که توسط PMI تهیه و ارائه میشود.
XP یا Extreme Programming هم نوعی استاندارد محسوب میشود که بیشتر برای پروژههای نرمافزاری چابک کاربرد دارد.
PRINCE2 سیستمی است که از چارچوب، قوانین و فرآیندها تشکیل شده است. یعنی هم براساس چارچوب مجموعهای از قوانین را ارائه میکند و هم فرآیندهایی را برای اجرای این قوانین پیشنهاد میدهد.
Agile اصولاً مجموعهای از قوانین است که میتواند براساس فرآیندها یا تکنیکهایی مثل SCRUM، Kanban و غیره اجرا شود.
Water fall یا فرآیند آبشاری با سه فرآیند دیگری که در تصویر ذکر شده، کمی متفاوت است که توضیح خواهیم داد.
بیایید برخی از این موارد را کمی عمیقتر بررسی کنیم.
PMBOK
همانطور که گفتیم PMBOK یک نوع استاندارد است.
آخرین ویرایش راهنمای پیکرهی دانش مدیریت پروژه (Project Management Body of Knowledge)، ویرایش هفتم است که در سال 2021 منتشر شده است.
در این ویرایش به جای تمرکز بر فرآیندها، بر اصول تأکید شده است. 12 اصل مدیریت پروژه و 8 حوزۀ اجرایی در این استاندارد توضیح داده شده.
استاندارد جهانی PMBOK توسط مؤسسه PMI (Project Management Institute) تهیه میشود
مؤسسه PMI گواهینامههای متعددی به افراد میدهد که برای دریافت آنها باید در آزمونهای مرتبط شرکت کنید و معروفترین آنها آزمون PMP است.
PRINCE2
PRINCE2 توسط دولت بریتانیا تدوین میشود و در بین کشورهای اروپایی طرفداران بیشتری دارد.
پرینس۲ یا PRINCE2 در اصل مخفف عبارت Projects In Controlled Environments به معنای پروژههایی است که در محیط کنترل شده تعریف میشوند.
PRINCE2 مجموعهای از جنبهها، قوانین، موضوعات و فرآیندهای مشخصی است که میتوانید در طول اجرای پروژه و در مراحل متفاوت از آنها استفاده کنید.
این اصول و فرآیندهای مشخص باعث میشود این روش، برای مدیریت پروژههای هر سازمانی صرف نظر از ماهیت آن مناسب باشد. شمایی از کلیات PRINCE2 را در تصویر زیر میبینید.
پرینس 2 در مجموع 6 جنبه مختلف پروژه، 7 اصل، 7 موضوع و 7 فرآیند را معرفی میکند.
– جنبهها:
1- محدوده 2- زمان 3- ریسک 4- کیفیت 5- منافع 6-هزینه
– اصول:
1- توجه دائم به توجیهپذیری پروژه
2- آموختن از تجارب گذشته
3- تعریف دقیق نقشها و مسئولیتها
4- مدیریت مبتنی بر مرحله
5- مدیریت مبتنی بر استثنا
6- تمرکز بر روی محصولات
7- تغییر متناسب با پروژه
– موضوعات اصلی:
1- پیشرفت 2- تغییر 3-ریسک 4- برنامهها 5-کیفیت 6-سازمان 7-مورد کسب و کار
– فرآیندها:
1- راهاندازی پروژه
2- آغاز کردن پروژه
3- هدایت پروژه
4- کنترل هر مرحله
5- مدیریت تحویل محصول
6- مدیریت مرزهای پروژه
7- خاتمه پروژه
Agile
اصول، قوانین و ارزشهایی که باید در زمان استفاده از روشهای چابک در نظر داشت در متدولوژی Agile تعریف شده است. برای پیادهسازی این قوانین، روشهای مختلفی وجود دارد مانند Scrum، XP، Crystal و غیره.
برای درک بهتر موضوع اینطور فرض کنید که متدولوژی چابک یک بستنی است ولی روشهایی مثل اسکرام، کریستال و غیره طعمهای مختلفی مثل شکلاتی یا توتفرنگی هستند.
روشهای مرتبط با متدولوژی چابک بر تحویل به موقع محصول تأکید دارند. به عبارتی تمرکز در این روشها بر این است که بتوان خواستههای در حال تغییر مشتری را در سریعترین حالت ممکن اجرا کرد. این متدولوژی به طور گسترده در توسعه نرمافزارها استفاده میشود و برای پروژههای کوچک نرمافزاری که نیاز به ارتباط مکرر و همکاری برای تجزیه و تحلیل الزامات و سایر جنبههای یک پروژه دارند، مناسب است.
اسکرام (Scrum):
تکنیک اسکرام، یکی از روشهایی است که عمدتاً بر بهبود ارتباطات، کار گروهی و سرعت توسعه در یک پروژه تمرکز دارد. در روش اسکرام، یک تیم اغلب توسط یک اسکرام مستر که با نام متخصص موضوع (SME) نیز شناخته میشود، هدایت میشوند. اسکرام مستر راه را برای همکاری بدون وقفه هموار و اعضای تیم را تشویق به ارائه نتایج میکند. این برنامه در ابتدا با در نظر گرفتن نیازهای تیمهای توسعه نرمافزار تدوین شد، اما با تغییر زمان، بسیاری از تیمها از روشهای اقتباس شده یا ترکیبی استفاده کردند.
در این روش یک backlog شامل لیستی از مواردی که باید در محصول توسعه یا تغییر یابد، تهیه شده و اولویتبندی میشوند. سپس این نیازها به اهداف و برنامههای کوچکتر تقسیم شده و برنامهریزی اسپرینت با کمک اعضای تیم انجام میشود.
طول دورۀ اسپرینت بستگی به نوع پروژه و تصمیم و قابلیتهای اعضای تیم دارد. اسپرینت میتواند بین 1 تا 4 هفته طول بکشد اما معمولترین زمان اسپرینت برای پروژههای نرمافزاری دو هفته است.
طی دوره اسپرینت ممکن است جلسات متعددی مثل جلسات روزانه اسکرام برگزار شود و اسپرینت بروزرسانی شود.
Kanban:
روش کانبان از سیستم تولید تویوتا و تولید ناب آغاز شد. این روش براساس سیستم کششی طراحی شده است و امروز برای مدیریت پروژههای توسعه نرمافزار هم استفاده میشود. منطق روش کانبان این است که هر تیم برای کارهای خود کارتهای مخصوصی دارد و هر زمان کار تیم انجام شد کارت را به مرحله بعد انتقال میدهد.
بنابراین کار در حال انجام (WIP) جای کار انجام شده را میگیرد و زمانی که فضای خالی روی تخته کانبان وجود داشته باشد، کار جدید اضافه خواهد شد.
تختهی کانبان در پروژههای نرمافزاری چه به صورت فیزیکی (مثلاً روی تخته وایتبرد) و چه به صورت آنلاین (مثلاً با استفاده از نرمافزار Jira یا Trello) از ستونها و ردیفهایی تشکیل شده و معمولاً شامل ستونهای To Do (لیست کارهایی که در انتظار انجام هستند)، Doing یا in progress (کارهایی که در حل انجام است) و Done (کارهایی که انجام شده است).
مزیت روش کانبان این است که با یک نگاه میتوانید متوجه وضعیت کل کارها شوید.
Water Fall یا روش آبشاری
این تکنیک یکی از سادهترین و قدیمیترین تکنیکهای مدیریت پروژه در مدیریت پروژه است. از این روش به عنوان چرخه عمر توسعه نرمافزار (SDLC) نیز یاد میشود که بر ایجاد یک برنامه مدون و اجرای موثر تمرکز دارد. روش آبشاری یک روش ترتیبی است، به این معنی که یک کار باید قبل از شروع کار بعدی تکمیل شود. در این روش، همه الزامات باید در ابتدا تعریف شوند تا بتوان برنامهریزی و سازماندهی مناسبی برای اجرای یک طرح پروژه ایجاد کرد.
در این روش شما میتوانید علاوه بر ثبت همه مراحل به شکل دقیق، نتایج نهایی را نیز در همان ابتدای پروژه مشخص کنید.
ضمن اینکه این روش به نوعی در مستندسازی تمام فرآیندها کمک میکند و باعث میشود با تغییرات نیروهای انسانی سازمان، نتیجه و پروژه کمترین تغییر را داشته باشد. این روش به دلیل قدمتی که دارد، متحمل برخی معایب نیز هست. برای مثال:
- در این روش، پس از عبور از یک مرحله امکان بازگشت به مرحله قبل، اصلاح و تجدید نظر در آن امکانپذیر نمیباشد.
- محصول نهایی پروژه تنها پس از اجرای کامل مراحل قابل مشاهده است و خطاهای احتمالی در هر کدام از مراحل میتواند بر محصول آخر تاثیر گذار باشد.
- در صورتی که نیاز به تغییر در محصول باشد باید تمام کدها و مراحل بازنویسی شوند.
رویکرد آبشاری:
۱. تجزیه و تحلیل » ۲. طراحی » ۳. پیادهسازی » ۴. تست » ۵. توسعه » ۶. راهاندازی و حفاظت از طرح
در ابتدای این مطلب قول دادیم تا در مورد روشهایی مثل CPM و PERT هم توضیحاتی بدیم. الوعده وفا!
تکنیک CPM
در روش مسیر بحرانی، فعالیتهای پروژه، روابط بین آنها و زمان فعالیتها مشخص و قطعی است.
در این روش بعد از رسم شبکهی فعالیتها که معمولاً به صورت AOA یا برداری انجام میشود، محاسبات مسیر رفت و برگشت براساس زمان قطعی فعالیتها انجام شده و در نهایت طولانیترین مسیر اتمام پروژه از نظر زمانی تعیین میشود.
فعالیتهایی که در مسیر بحرانی قرار میگیرند هیچگونه شناوری نخواهند داشت و تأخیر در هر کدام از این فعالیتها منجر به تأخیر کل پروژه خواهد شد.
تکنیک PERT
تکنیک PERT مانند تکنیک CPM به دنبال یافتن مسیر بحرانی است؛ با این تفاوت که در این روش زمان فعالیتها میتواند تخمینی و احتمالی باشد. علاوه بر آن روابط بین فعالیتها به 4 صورت قابل تعریف است؛ در صورتی که در CPM فقط حالتی در نظر گرفته میشد که با پایان یک فعالیت، شروع فعالیت بعدی امکانپذیر بود.
نکتهی آخر:
روشها و تکنیکهای مختلف مدیریت و کنترل پروژه لزوماً بر یکدیگر برتری ندارند. شما باید روش مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب تکنیک، امکان انتخاب ابزارهای مناسب برای اجرای آن را در اختیار خواهید داشت.
به طور مثال برای اجرای تکنیکهایی مثل CPM و PERT میتوانید از نرمافزارهایی مثل MSP یا Primavera استفاده کنید؛ در حالی که این ابزارها ممکن است برای پروژههای توسعه نرمافزار مناسب نباشند و به جای آن از ابزارهایی مثل Jira، Click up، VivifyScrum یا سایر نرمافزارها استفاده کنید.
منابع:
– pmi.org
– Knowledgetrain.co.uk
– thedigitalprojectmanager.com
– Wikipedia
– AgileQuestions.com
– irandnn.ir
– drclaim.ir
– geekbot.com
– Kanbanize.com
– کتاب مدیریت و کنترل پروژه، نویسنده: مجید سبزهپرور
هنوز هیچ دیدگاهی وجود ندارد