راهکارهایی برای آنکه یک جلسه‌ی آنلاین مؤثر داشته باشیم
مدیریت یک جلسه اصولاً کار راحتی نیست، چه برسد به آنکه آنلاین هم باشد. هر مهارتی که برای مدیریت جلسه‌ها یاد گرفتید اعم از مدیریت زمان، کنترل افراد برای آنکه خارج از موضوع صحبت نکنند، مدیریت افرادی که بیش از حد وقت جلسه را می‌گیرند و هر مسئله را چندین بار تکرار می‌کنند، کنترل بحث و جدل‌های احتمالی بین افراد، ترغیب همه‌ی شرکت‌کنندگان به ارائه نظر و بسیاری موارد دیگر مهارت‌هایی است که شما با تجربه و یا از طریق آموزش به مرور یاد می‌گیرید.
اما در جلسات آنلاین اوضاع کمی متفاوت است.
فرض کنید در یک جلسه‌ی حضوری که در مورد نحوه‌ی ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان برگزار شده، شرکت کردید و مسئول مدیریت جلسه هم هستید. مدل‌های مختلفی از ارزیابی عملکرد پیشنهاد می‌شود و جلسه کمی به درازا می‌کشد.
شما از روی حالت افراد، نحوه‌ی نشستن و خمیازه‌هایی که گاهی می‌کشند، متوجه می‌شوید حضار واقعاً خسته شدند؛ از طرفی می‌دانید که جلسه حداکثر نیم ساعت دیگر ادامه نخواهد داشت و تنظیم جلسه‌ی مجدد خیلی منطقی به نظر نمی‌رسد. پس تصمیم می‌گیرید بدون آنکه جلسه را تمام کنید کمی اتمسفر جلسه را عوض کنید و خاطره‌ای جالب تعریف کنید تا انرژی افراد برگردد.
متأسفانه در جلسات آنلاین اغلب این امکان وجود ندارد؛ حتی در صورتی که سرعت اینترنت شما و سایرین عالی باشد و همه تصویر یکدیگر را ببینید، باز هم خیلی از علائمی که براساس زبان بدن افراد قابل درک هستند را متوجه نخواهید شد.
فرض کنید برقراری ارتباط تصویری هم امکان‌پذیر نباشد و یا افراد مدام میکروفون خودشان را باز کنند و در حرف یکدیگر بپرند. عملاً شما جلسه‌ای مؤثر نخواهید داشت.
البته از حق نباید گذشت؛ جلسات آنلاین مزایایی هم دارند. مثلاً امکان به اشتراک گذاشتن و نمایش و ارائه فایل‌ها در این شرایط معمولاً راحت‌تر است. از همه‌ی اینها مهم‌تر، در زمان‌هایی مثل شیوع بیماری‌های واگیردار مانند کرونا و یا در مواقعی که مسافت، مانعی برای حضور برخی افراد می‌شود، قطعاً جلسه‌ی آنلاین می‌تواند گزینه‌ای راهگشا باشد.
سؤال این است که چه راهکارهایی وجود دارد تا جلسات آنلاین را بهتر مدیریت کنیم؟ در این نوشتار سعی کردیم نکاتی را که می‌تواند به بهبود برگزاری این نوع جلسات کمک کند، یادآور شویم.
۱- تماس چشمی
در صورتی که به اینترنت پرسرعت دسترسی دارید، حتماً از ویدئو کنفرانس برای برگزاری جلسات استفاده کنید.
دیدن افراد این امکان را می‌دهد که هر چه بیشتر به سمت واقعی‌تر شدن جلسه نزدیک شوید و از روی حالات صورت و بدن فرد پیام‌های غیرکلامی را هم دریافت کنید.
افراد ممکن است به دلیل دورکاری و حضور در منزل با انواع و اقسام صداها و رفت‌وآمدها دچار حواس‌پرتی شوند؛ برقراری تماس چشمی با افراد کمک خواهد کرد تا بهتر بتوانند تمرکز کنند و حضور مؤثری در جلسه داشته باشند.
۲- دستور جلسه
مطمئن باشید قبل از برگزاری جلسه کلیه فایل‌ها، گزارش‌ها و داده‌هایی که لازم است همه مطالعه کنند، در اختیارشان گذاشته شده.
اگر می‌خواهید بدانید این موضوع چقدر اهمیت دارد، پیشنهاد می‌کنیم مصاحبه با سینا روشن را از فصل 3 پادکست حتماً بشنوید.
در این مصاحبه سینا در مورد جلسات شرکت آمازون و نحوه‌ی تصمیم‌گیری براساس داده‌ها صحبت کرده.
۳- مدیریت زمان
در جلسات حضوری این امکان وجود دارد که هر از چند گاهی افراد با هم خوش و بشی داشته باشند و خستگی در کنند؛ اما معمولاً در جلسات آنلاین، حاضرین جلسه باید در تمام مدت پشت میز بنشینند و به صفحه‌ی کامپیوتر یا موبایل‌شان خیره شوند. معمولاً این حالت خسته‌کننده خواهد بود. بنابراین توصیه می‌شود زمان جلسات آنلاین را کوتاه‌تر تنظیم کنید.
۴- برنامه‌ی جایگزین
همه‌ی ما با کندی و یا قطع و وصل شدن اینترنت در ایران آشنا هستیم. بنابراین به نظر می‌رسد که برای مدیریت ریسک برگزاری جلسه بهتر است از قبل در مورد تمام این حوادث احتمالی فکر کنیم و برای آنها چاره‌ای بیندیشیم.
اطمینان از شارژ همه‌ی دستگاه‌های مورد استفاده، حجم کافی اینترنت، اینترنت wifi و جایگزینی با اینترنت موبایل و بسیاری موارد دیگر راه‌هایی است که می‌توانید به آنها فکر کنید تا جلسه‌ی آرام‌تری را سپری کنید.
اگر برای برگزاری جلسات مهم، چک‌لیست تهیه کنید احتمالاً بسیار کمک‌کننده خواهد بود. این چک‌لیست می‌تواند علاوه بر موارد ذکر شده شامل چک کردن فضای پشت‌سر، مرتب بودن فضا و لباس‌ها و اطمینان از آرام بودن محیط باشد.
۵- تسهیل‌گر، مهم‌ترین عضو!
یک نفر از بین اعضای جلسه باید مسئولیت تسهیل‌گری و یا هدایت و مدیریت جلسه را به عهده بگیرد؛ البته در جلسات حضوری هم نقش این فرد بسیار مهم است اما در جلسه‌های آنلاین نقش او بیش از پیش پررنگ می‌شود؛ چون احتمال آنکه در این نوع جلسه‌ها افراد کمتر خودشان را درگیر بحث‌ها کنند و مشارکت داشته باشند کمتر است.
تسهیل‌گر فردی است که هر از چند گاهی، مثلاً هر 15 دقیقه یک‌بار، می‌تواند یک وقفه در جلسه ایجاد کند و از همه بپرسد که نظرشان را بیان کرده‌اند یا خیر.
در پایان جلسه هم بهتر است همین کار تکرار شود تا مطمئن شویم همه‌ی افراد شنیده شدند.
یکی دیگر از وظایفی که بر عهده‌ی تسهیل‌گر گذاشته می‌شود زمانی است که چند نفر با هم میکروفون‌شان را باز کرده و شروع به صحبت می‌کنند. مسلماً در این حالت حرف هیچ‌کس به درستی شنیده نخواهد شد؛ اینجاست که تسهیل‌گر باید وارد شود و به نوبت به افراد اجازه‌ی صحبت کردن بدهد.
البته از قابلیت چت کردن هم برای تنظیم نوبت صحبت کردن می‌توان استفاده کرد؛ اما توجه کنید که استفاده از فضای چت معمولاً معایبی هم دارد. از جمله اینکه ممکن است تعدادی با هم صحبت کنند و کلاً از جریان جلسه دور شوند.
۶- فایل‌های آنلاین
معمولاً تمام ابزارهای ویدئو کنفرانس و برگزاری جلسات آنلاین قابلیتی را برای به اشتراک‌گذاری صفحه‌ی نمایش شما و یا فایل‌های موجود روی دستگاه‌تان دارند. علاوه بر استفاده از این امکانات، به خاطر داشته باشید که اگر فایل‌ها را روی فضای ابری (Cloud) ذخیره کنید و یا از Google docs و Google sheets استفاده کنید، می‌توانید به صورت همزمان و آنلاین فایل‌ها را در جلسه ببینید و ویرایش کنید.
اگرچه این نکته‌ها را لیست کردیم اما توصیه می‌کنیم برای اطلاعات بیشتر قسمت 72 از فصل 2 پادکست را هم بشنوید.
منابع:
هنوز هیچ دیدگاهی وجود ندارد