اتاق فرمان سازمان باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟
در قسمت اول عضو مؤثر هیئت مدیره راجع به وظایف کلی هیئت مدیره حرف زدیم و معیارهایی که با آنها نمیتوان سر از کار هیئت مدیره درآورد را هم لیست کردیم.
در این نوشتار میخواهیم ببینیم یک عضو مؤثر هیئت مدیره قرار است چه کار کند و باید چه خصوصیاتی داشته باشد.
۱- قلبی که نباید ضعیف شود.
هیئت مدیره قلب تپنده شرکت است و اعضای هیئت مدیره همان معمارانی هستند که اگر خشت اول را کج بگذارند، دیوار شرکت به ثریا نرسیده میریزد.
شرکتی را تصور کنید که در آن بهترین کارشناسان و سرپرستان از پسِ سختترین آزمونهای استخدامی برآمدند، سدِ بلند مصاحبه با مدیرعامل را هم شکستند و پرتوان آمادهاند تا پرچالشترین کارها را به سرانجام برسانند؛ اتفاقاً مدیرعامل شرکت هم پرانگیزه، باسواد و باتجربه است اما امان از هیئت مدیرهی ضعیف!
هیئت مدیرهی نابلد و غیرمؤثر میتواند تمام رشتههایی که همان کارشناسان خبره و مدیران کارکشتهی شرکت با زحمت فراوان بافتند را پنبه کند.
البته برعکس آن هم محتمل است. کارکنان نه چندان قوی را بسپارید به دست یک هیئت مدیرهی قدرتمند و ببینید چطور ورق بازی را برمیگردانند.
حواستان به قلب شرکت باشد، تپش آن که به شماره بیفتد یعنی کارتان تمام است.
۲- از اتاق فرمان دستور دادند که …
هیئت مدیره، اتاق فرمان شرکت است اما نه از آنهایی که پا روی پا میاندازند و فقط دستور میدهند.
هیئت مدیره مؤثر و مفید، جمعی از افراد است که بسیار به هم اعتماد دارند. وقتی صحبت از اعتماد میکنیم منظور این است که اگر مدیرعامل یا هر یک از اعضا جایی اشتباه کرده و یا نظر نادرستی داده بتواند به راحتی موضوع را بقیه به اشتراک بگذارد، بدون اینکه نگران باشد که آبرویش میرود و یا بلافاصله بازخواست و اخراج خواهد شد.
به خاطر داشته باشیم که در هیئت مدیره اعتماد یعنی همه چیز. اگر بین اعضای هیئت مدیره اعتماد وجود نداشته باشد حتی زبدهترین افراد را هم کنار هم جمع کنید، شانس زیادی برای موفقیت نخواهید داشت.
یادمان نرود که اعتماد یک شبه به دست نمیآید. شکلگیری اعتماد از احترام بین اعضا شروع میشود.
بیایید موضوع را با یک مثال جلو ببریم.
یک کارخانه تولید کاشی را در نظر بگیرید. فرض کنید پسر یکی از اعضای هیئت مدیره، مدیر فروش شرکت دیگری است که در حوزه معدن کار میکنند و مواد اولیه کارخانههای تولید کاشی را تأمین میکنند. براساس صحبتهای پسر، عضو هیئت مدیره مدنظر ما متوجه میشود که جنس خاک معدن آنها چندان مناسب نیست اما به دلیل کاهش فروش شرکت، پسرش در شرف از دست دادن شغلش است. این عضو هیئت مدیره اگر در جلسات کاری از اطلاعاتی که دارد به نحوی سوءاستفاده کند که به نفع کارخانه تولید کاشی نباشد، عملاً در آینده سایر اعضای هیئت مدیره نمیتوانند به آن فرد اعتماد کنند و در نهایت شکاف ایجاد شده بین اعضا به ضرر کارخانه خواهد بود.
بیایید کمی قضیه را بغرنجتر کنیم تا به عمق فاجعه پی ببریم.
تصور کنید مدیرعامل اولین کسی باشد که از افت فروش شرکت باخبر شده اما چون به سایر اعضا اعتماد ندارد و حدس میزند که ممکن است به خاطر کاهش فروش مورد مؤاخذه قرار گیرد، تا چند ماه موضوع کاهش فروش را در جلسات هیئت مدیره مطرح نمیکند.
بنابراین حتی اگر اعضای این هیئت مدیره مهارتها و تخصصیهای مالی و استراتژیک خوبی هم داشته باشند، به دلیل عدم تبادل به موقع دادهها نمیتوانند به موقع به تغییرات بازار پاسخ دهند.
۳- هدایت امور روزمره
اگر سهام یک شرکت را خریده باشید دقیقاً به این معنی است که مالک بخشی از آن شرکت هستید؛ پس حق دارید بدانید منافع شما در آن شرکت در خطر هست یا نه. اما قرار نیست همهی سهامداران یک شرکت در تمام جزئیات شرکت دخیل شوند. راه مرسوم این است که سهامداران نمایندگانی را انتخاب میکنند که از طرف آنها هدایت امور روزمره شرکت را برعهده بگیرند.
در واقع عضو هیئت مدیره حافظ منافع سهامدار است.
وقتی از امور روزمره شرکت صحبت میکنیم به این معنی نیست که تمام اعضای هیئت مدیره باید هر روز به صورت فیزیکی در شرکت حضور داشته باشند اما به این معنی است که هیئت مدیره باید در جریان اتفاقات، فراز و نشیبها، مشکلات و موفقیتهای شرکت باشد. به عبارتی عضو هیئت مدیره مؤثر کسی است که میتواند در مورد وضعیت شرکت پاسخگوی سهامدار باشد و برای پاسخگویی درست باید بداند در شرکت چه خبر است.
بنابراین اینکه هر چند ماه یکبار گزارشی مختصر از مدیرعامل دریافت کند کافی نیست.
اعضای هیئت مدیره همان کسانی هستند که افق شرکت را میبینند و هر لحظه در حال رصد وضعیت شرکت هستند و زمانی که متوجه انحرافی در مسیر رسیدن به اهداف شرکت میشوند باید تمام تلاش خود را به کار گیرند تا کسب و کار به مسیر درست خود بازگردد؛ این تلاش از تأمین مالی شرکت تا راهنمایی و مشاوره فکری و یا استفاده از شبکهی ارتباطی هر یک از اعضا را شامل میشود.
۴- کار سخت هیئت مدیره
عضو هیئت مدیره بودن شاید به نظر خیلی شیک و باکلاس به نظر برسد اما اصلاً کار راحتی نیست.
اگر میخواهید عضو هیئت مدیره باشید باید بدانید که حق ندارید با اولین مشکل جا بزنید. مداومت و پشتکار برای یک عضو هیئت مدیره بسیار حیاتی است؛ به این معنی که باید بتوانید در زمانهای بحرانی خودتان را کنترل کنید، از سختیها نترسید و البته در دسترس باشید.
فرض کنیم در امور مالی سررشته دارید و بسیار هم در آن خبره هستید اما اگر در زمان ارسال اظهارنامه مالیاتی در دسترس نباشید و یا با دیدن جریمهی مالیاتی پا پس بکشید، بهتر است عضو هیئت مدیره نشوید.
علاوه بر اینها، عضو هیئت مدیره باید تمرکز خوبی داشته باشد. او قرار است در یک جلسهی چند ساعته کل وضعیت ماهانه شرکت را درک کرده، تحلیل کند و راهکار بدهد؛ بدون تمرکز کافی این کار غیرممکن است.
۵- اعداد فرد بهتر از اعداد زوج هستند
در جلسات هیئت مدیره معمولاً در مورد مسائل مختلف رأیگیری میشود. مثلاً فرض کنیم که میخواهیم مدل درآمدی شرکت را عوض کنیم و به جای اینکه در ازای خدماتی که مشتری میدهیم کارمزد دریافت کنیم، نیمی از این کارمزد را از توزیعکننده محصولات دریافت کنیم.
اگر تعداد اعضای حاضر در جلسه هیئت مدیره زوج باشد این امکان وجود دارد که آرا مساوی شده و تصمیمی اخذ نشود. به همین دلیل تعداد اعضای هیئت مدیره مطابق قانون تجارت ایران حداقل 3 نفر و عدد فرد تعیین شده. مسلم است که تعداد افراد هیئت مدیره به نوع و سایز سازمان بستگی دارد.
البته این مورد برای شرکتهای سهامی خاص صادق است و قوانین شرکتهای سهامی عام کمی متفاوت است.
منابع:
هنوز هیچ دیدگاهی وجود ندارد