عامل پیشرفتی که دردسرساز هم میشود.
حتماً شما هم موافقید که بازخورد دادن با نصیحت کردن یا ارزیابی عملکرد فرد فرق دارد.
زمانی میتوانید بازخورد مؤثر بدهید که هدفتان مشخص باشد و در جهت رسیدن به آن هدف، اطلاعات مرتبطی در مورد عملکرد فرد بدهید.
علیرغم اینکه بازخورد مؤثر و به موقع میتواند برای رشد شخصی و حرفهای فرد مفید باشد اما دادن بازخورد به افراد بسیار دشوار است.
وقتی به فردی بازخورد میدهید احتمال آنکه احساسات وی درگیر شود بالاست. ممکن است انتظاراتی از فرد داشته باشیم که خیلی مناسب و بهجا نباشد و باعث بروز عواطف منفی در فرد شود؛ حتی ممکن است با زبان و لحن نامناسب بازخوردمان را بیان کنیم و موجب از بین رفتن انگیزهی فرد برای ادامهی کار شویم.
اگر تیمی را رهبری میکنید باید بدانید بازخورد مثل پنجرهای رو به آینده است؛ به شما میگوید کجای مسیر را درست رفتید و کجا اشتباه قدم برداشتید.
بازخورد بدون شک باعث پیشرفت ما میشود؛ چرا که وقتی شما کاری را انجام میدهید اغلب نمیتوانید از بالا و بدون قضاوت به کارتان نگاه کنید و نیاز به چشمان تیزبینی دارید که از فاصلهای دورتر کار شما را ببیند.
اما اگر بازخورد تا این اندازه خوب و مفید است، پس چرا گاهی دردسرساز میشود؟
واقعیت این است که گاهی یک بازخوردِ کاملاً درست ممکن است نتیجهی کاملاً عکس بدهد.
احساسات برافروختهی دو طرف، تمرکز بر شخصیت فرد به جای عملکرد او، عدم شفافیت لازم و بسیاری موارد دیگر از جمله دلایلی هستند که باعث میشوند یک بازخورد به خطا برود.
بازخورد منفی یا انتقادی نه تنها برای اعتماد به نفس شخص یک تهدید به حساب میآید، بلکه احساس امنیت فرد را به هم میریزد؛ درست مثل حالتی که زندگی ما در خطر است.
اگر میخواهید بدانید بازخورد منفی چقدر میتواند حساس و سرنوشتساز باشد، قسمتهای 14 و 15 فصل 3 پادکست 10 صبح را از دست ندهید. در این مصاحبه مهدی صادقپور تعریف میکند که در صورتی که همسرتان همکار شما باشد، تا چه اندازه نحوهی دادن بازخورد منفی میتواند مهم و حیاتی باشد.
برای آنکه بتوانید بازخورد مؤثری بدهید باید بتوانید خودتان را در موقعیت آسیبپذیری که دریافتکنندهی بازخورد در آن قرار میگیرد، بگذارید.
دلایل اشتباه برای دادن بازخورد |
دلایل درست برای دادن بازخورد |
– دفاع یا بهانه آوردن برای توجیه عملکرد اشتباه خود – محکوم کردن فرد – مود یا حالت روحی نامناسب – میخواهید خودتان را برتر یا قدرتمند نشان دهید. |
– لزوم اجرای تعهدات برای فردی دیگر – احساس مسئولیتپذیری – اجرای نقش منتور یا راهنما برای فرد – حمایت از فرد |
توجه کنید که لحن شما در زمان ارائهی بازخورد میتواند اثر بسیار مهمی در روند مؤثر بودن بازخورد داشته باشد.
بازخورد انتقادی-تخریبی بازخوردی است که با لحن تند بیان میشود و یا در مورد بخشی از شخصیت یا تواناییهای فرد است که ثابت بوده و امکان تغییر آن را ندارد.
تا حدودی با قضایای پشت پردهی بازخورد و اهمیت آن آشنا شدیم. حالا وقت آن است که 8 تکنیک را برای ارائه بازخورد بهتر ارائه کنیم:
۱- مکالمه را با سوالهای کوتاهی که جوابشان «بله» است، آغاز کنید.
میتوانید مکالمه را اینطور آغاز کنید:
– چند دقیقه وقت داری راجع به پروژهای که هفتهی پیش شروع کردیم، صحبت کنیم؟
– فکر کنم کار سنجش رضایت مشتریان رو داری پیش میبری. درسته؟
– میتونم راجع به کاری که انجام میدی چند تا بازخورد بدم؟
پاسخ این پرسشها به احتمال زیاد، «بله» خواهد بود. با این شیوه مکالمه با فضایی مثبت آغاز میشود و احتمال مؤثر بودن بازخوردتان بالا خواهد رفت.
سوالهای بالا را به عنوان آغازکنندهی مکالمه با موارد زیر مقایسه کنید:
– نمیدونم چندبار باید یک موضوع رو برات تکرار کنم.
– گزارشت رو باز کن تا ایرادهای کارتو بگم.
– چرا گزارشت این همه مشکل داره؟
۲- شفاف باشید.
مواردی مثل «گزارشت خیلی جالب نبود»، «کارت رو نپسندیدم، یه جوری بود که به دلم نشست.»، «انتظار داشتم کار خیلی بهتر باشه.»، کاملاً مبهم و غیرشفافاند.
معلوم نیست گزارش باید دقیقاً چگونه باشد که جالب به نظر برسد یا به دل نشستن چه معیارهایی دارد.
این موارد صرفاً احساسات منفی در فرد مقابل ایجاد میکنند بدون آنکه اطلاعات مفیدی به شخص بدهد تا بتواند کار را تصحیح کند و یا برای دفعهی آینده بهتر عمل کند.
به طور مثال اگر قرار بوده جلسه را ساعت 9 شروع کنید و هنوز همکارتان حاضر نشده میتوانید بگویید:
«قرار بود جلسه را ساعت 9 شروع کنیم و الان ساعت یک ربع به ده شده و من همچنان منتظرم.»
به جای آنکه بگویید «ارائهی طولانی و خستهکنندهای داشتی.»، میتوانید بگویید «میتوانستی به جای 2 یا 3 مثال در هر اسلاید، به یک مثال بسنده کنی تا ارائه در حد 15 تا 20 دقیقه خلاصه شود.»
۳- منصف باشید.
یکی از بدترین کارهایی که زمان بازخورد دادن میتوانید انجام دهید این است که احساسات خود را درگیر کنید و از روی خشم یا ناامیدی به جای تمرکز روی عملکرد فرد، نسبت به شخصیت فرد واکنش نشان دهید.
مورد دیگر در نظر گرفتن توانایی، زمان و منابعی است که شخص در اختیار داشته. اگر میخواهید کاری در مدت زمان بسیار کوتاهتر نسبت به حالت عادی انجام شود، باید انتظار درصدی از خطا در کار را داشته باشید. بنابراین به دور از انصاف خواهد بود که همان کار را با کیفیت بالا و بدون خطا در زمان کوتاهتر انتظار داشته باشیم.
اگر مطلع هستید که مجری کار، سابقهی انجام فعالیت مشابه ندارد و آموزش کافی هم در حوزهی مورد نظر ندیده، نمیتوانید بازخورد خود را با رویکرد منفی و شدید ارائه دهید. قطعاً فردی با این سابقه در کار اشتباه خواهد کرد و شما باید انتظار این موارد را داشته باشید.
نکتهی مهم دیگر اینکه اگر فرد قبلاً هم برای شما کار کرده و سابقهی بسیار خوبی در حوزههای مختلف دارد، قرار نیست با یک اشتباه سیل بازخورد منفی را به سمت او جاری کنید؛ به خاطر داشته باشید که انسانها مانند رباتها کار نمیکنند، روزهای خوب و بد دارند، گاهی از نظر جسمی یا ذهنی در وضعیت خوبی نیستند، ممکن است با مشکلات مالی یا خانوادگی جدی روبرو باشند. کمی مهربانی ضمن ارائهی بازخورد منفی حتماً لازم است.
۴- حضوری بازخورد دهید.
ارتباط رو در رو همیشه ارتباط کاملتری است؛ بسیاری معتقدند درصد بالایی از دادههایی که بین دو نفر ردوبدل میشود از طریق زبان بدن است، نه ارتباط کلامی. بنابراین تا جایی که میشود سعی کنید زمان مشخصی تعیین کنید و به صورت حضوری بازخوردها را به فرد ارائه دهید.
توجه کنید که پیامهای نوشتاری در ایمیل یا واتساپ ممکن است باعث سوءتفاهم شوند. لحن شما در گفتن این جمله میتواند متفاوت باشد:
«چرا کار را به موقع تحویل ندادی؟»
فرد میتواند با خواندن این جمله به راحتی تصور کند که شما عصبانی هستید و قصد مؤاخذه او را دارید اما ممکن است در واقعیت شما بسیار آرام و غیرمنتقدانه این جمله را تایپ کرده باشید و مقصودتان فقط این بوده که دلیل تأخیر را بدانید تا بتوانید در پیشبرد کار کمک کنید یا منابع بیشتری در اختیار فرد بگذارید.
۵- نقاط قوت و ضعف را با هم عنوان کنید.
اگر مدام بازخورد منفی بدهید و فقط روی نقاط ضعف فرد تمرکز کنید نه تنها به هدفتان نزدیک نمیشوید بلکه کارمند شما اعتمادبهنفسش را هم از دست میدهد و احتمال اینکه ضعیفتر عمل کند و یا حتی تیم شما را ترک کند، بالا خواهد رفت.
البته برعکس این موضوع هم قابل تأمل است. در کتاب صراحت تمام عیار، تیم اسکات به خوبی توضیح داده که دادن بازخورد خوب به فردی که کارش را اشتباه انجام داده چگونه میتواند ضربههای جبرانناپذیری به تیم شما بزند.
شما با دادن بازخورد اشتباه باعث میشوید فرد کاملاً راه اشتباه را در پیش بگیرد و همزمان سایر اعضای تیم هم برداشت نادرستی دریافت خواهند کرد.
البته یک موضوع بسیار ظریف را هم در نظر داشته باشید؛ درست است که نقاط مثبت و منفی فرد را هنگام بازخورد باید در نظر داشته باشید اما توجه کنید که در بسیاری از موارد ذکر نکتههای مثبت بعد از ارائهی بازخورد منفی، نه تنها احساس خوبی به فرد نمیدهد بلکه حس میکند با او همانند کودک برخورد میکنید و صرفاً کلمات مثبت را پشت هم قطار میکنید تا دلش را خوش کنید و فقط انجام وظیفه کنید.
۶- نشان دهید که عملکرد فرد چه تأثیری گذاشته.
فرض کنید پروژهی عظیمی را هدایت میکنید که فعالیتهای آن هیچ جایی برای تأخیر ندارند و یکی از افراد تیم کار را آنقدر دیر تحویل داده که بسیاری از فعالیتهای دیگر را هم تحت تأثیر قرار داده است.
در این زمان چه کار میکنید؟ آیا داد زدن، خطاب دادن فرد با الفاظ نادرست یا اخراج کردن فرد واکنش درستی است؟
بهترین کار این است که تأثیر تأخیر کار را به صورتی ملموس به او نشان دهید. ممکن است فرد درک درستی از اهمیت کار خود و حیاتی بودن آن و ضرر مالی که به پروژه رسانده نداشته باشد و یا شاید متوجه نباشد که دیگران به خاطر تأخیر او مجبور شدند ساعتهای طولانی کار کنند.
لازم نیست خشمگین شوید، صرفاً باید به شفافترین شکل ممکن به وی نشان دهید که کار او چه اثری در رسیدن به اهداف کلان داشته.
البته برعکس این موضوع را هم باید در نظر بگیرید؛ اگر کاری انجام شده که باعث زودتر به ثمر رسیدن اهداف میشود، باید بازخورد مثبت خود را ابراز کنید. حتی اگر یکی از پرسنل شما همیشه کار را به موقع و حتی فراتر از انتظار انجام میدهد، به این معنی نیست که میتوانید از دادن بازخورد مثبت به وی چشمپوشی کنید.
۷- سؤال بپرسید.
بعد از اینکه بازخوردتان را به فرد ارائه کردید، ماجرا تمام نمیشود. به عبارتی نمیتوانید در اتاق شخص را باز کنید، بازخوردتان را بدهید و بعد از اتاق خارج شوید و در را پشت سرتان ببندید.
از او بخواهید نظرش را راجع به بازخورد شما بیان کند. اجازه دهید نکاتی که در ذهن دارد را بیان کند. ممکن است با محتوای بازخورد شما موافق باشد اما از لحن صحبت شما حس تحقیر شدن به او دست داده. اگر این موضوع را بدانید، سعی خواهید کرد با لحن بهتری صحبت کنید.
۸- به من بازخورد بده!
از همکارانتان بخواهید به شما بازخورد بدهند. البته که باید برای شنیدن انتقادها هم آماده باشید؛ اما به خود یادآور شوید که بازخورد هر چند منفی باشد موجب پیشرفت شما میشود.
روی دیگر سکه هم این است که بازخوردهای بسیار مثبتی دریافت کنید و مطمئن شوید که در مسیر درستی گام برمیدارید.
منابع
هنوز هیچ دیدگاهی وجود ندارد